基因數據公司為了能在競爭激烈的市場中,持續且快速的開發新型數據機,以保持公司在業界的領先地位。然而,開發一項新產品大約需要兩年的時間,產品壽命大概在六個月左右,在這樣的情況下,只要推出市場的時間延遲或品質出現遐疵,市場將拱手讓人。因此,執行長普曼責成工程部執行副總裁李維帶領三位年輕的幹部,專案經理-馬可、產品經理-露芙、專案稽核員-佛烈成立智囊團,尋找能大幅縮短產品開發時間的方法。

  三位智囊團成員一同參加了在職進修企管碩士班的專案管理課程,在第一堂課中,李查德副教授引導學生討論專案常見的問題,包含英法隧道、北海鑽油台、U-2型高空偵察機…,除了U-2型高空偵察機能在極短的八個月內開發完成,大數的案例都是超支或逾時,經由討論的過程中也歸納出所有專案的共通問題-
1.成本超出預算
2.時間超出期限
3.經常犧牲設計內容

  第二堂課,從討論學生的作業-專案超支或逾時的官方及非官方原因,得到了一些結論,除了必須用更有效的方法來管理專案,其中所隱藏的不確定因素更是管理不善的主因。由於不確定的因素,使得討論的話題延伸到統計學的機率分佈,亦就是說大部份的專案在預估時程時,為了能夠儘可能掌握不確定因素,不自覺得的加入了許多的安全時間,使得成功的機率提高到八、九成。如圖所示。


  第三堂課,介紹專案管理技巧上的計劃評核圖(PERT Chart)及甘特圖(Gantt Chart),從例子中討論非要徑中的工作安排起始時間,是要儘早開始或者是晚點執行,也許大部份的人會認為早點執行,較能從容應付無法預期的問題發生,然而若以財務的觀點視之,則延後執行或許可以節省閒置期間的投資成本,即使不考慮投資成本的問題,不論是儘早開始執行或是晚點執行都將使得專案經理在同一個時間點上必須花費心力於所有的路徑上,而無法持續保持聚焦於要徑應付突發事故,因此如何讓專案經理能夠保持聚焦變成了問題的核心。

  李查德參加一場費沙教授主持的研討會,費沙介紹過去一年在優尼公司所學到的一最管理事業的方法,也就是制約法(Theory Of Constraints)。費沙把話題從有效管理的兩個必要條件談起,過去的經理人必須『控制成本』並且『保障有效產出』以達到有效管理。假設把公司看成一條環鍊,而每一環代表每一個部門,環的重量代表成本,環與環的鏈結代表有效產出,因此只要減少一個環的重量,意即整體的成本也就因而降低,若其中的一個環的強度不夠,那整條鍵就斷了,意即無法獲得產出,為了獲得有效的產出就必須找出強度最弱的一個環來加以改善,最弱的環也就是TOC中所謂的制約因素。

  從以上的兩個例子亦可以得到兩個假設,第一,要達到最好的成本效益,唯有經由各局部的環節都有好績效;第二,要達到好的有效的產出績效,不可能經由各局部環節都有好績效。如果某一個部門每小時能生產20個零件,生產出的東西必須經過每小時只能生產10個零件的瓶頸部門再加工,但是為了追求最大的局部的績效,非瓶頸部門仍然必須追求每小時產出20個零件,若為了控制成本,我們應該希望非瓶頸部門不要追求最高的績效,使得第一個假設存在很大的矛盾問題,也反應出過去絕大多數的企業都在錯誤的假設中去追求企業的效益。因此最新的管理哲學都在主張有效產出的重要性,而不再強調局部的表現。


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參考資料來源:
  • 關鍵鏈-突破專案管理的瓶頸(高德拉特 著/羅嘉穎 譯/天下文化 出版)
  • 博客來網路書店

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